Wohin ziehen Sie?
Ein neues Bürogebäude als Shell&Core oder Open Space
Räumlichkeiten nach Vormieter zum Komplettumbau
Räumlichkeiten nach Vormieter geeignet zur Anpassung an Ihre neuen Bedürfnisse
Anderer Raumtyp, z. B. umbaufähige Industriehalle
Jede dieser Optionen erfordert einen spezifischen Ansatz bei der Planung des Zeitrahmens und der Projektkosten. Die häufigsten Fehler bei der Büroplanung beruhen auf Unkenntnis des Prozesses und aller Variablen, die diesen beeinflussen. Dies kann z. B. ein verspäteter Beginn des Vorbereitungsprozesses sein, der bis zu 2 Jahre dauern kann. Die Auswahl der Räumlichkeiten und die Aushandlung geeigneter Mietkonditionen sind ebenso wichtig wie die Auswahl des Architekten und die eigentliche Umsetzung des Projekts. Wenn Sie möchten, dass Ihr Arbeitsumfeld die Werte des Unternehmens widerspiegelt, repräsentativ ist und eine kreative sowie inspirierende Umgebung für Ihre Mitarbeiter schafft, ist es wichtig, den richtigen Zeitplan und das richtige Budget für das Projekt festzulegen. Auf die drei wichtigsten Aspekte des Projekts werden wir uns in diesem Artikel konzentrieren. In den meisten Fällen handelt es sich um gemietete Räumlichkeiten und deren Anpassung entsprechend den Vorstellungen und Visionen des Klienten.
Derzeit sind 3 727 300 m2 Bürofläche auf dem Markt, davon der größte Teil der Klasse A, nämlich 71 %. Die höchste Klasse AAA macht etwa 18 % der Gesamtfläche aus.
Budget
Es ist nicht nur eine Frage, wie groß Ihr Budget für die Umsetzung ist, sondern wie Sie es von Projektbeginn an verwalten. Natürlich existieren Mindestgrenzen, aber in diesem Artikel werden wir uns mit den Standards befassen, mit denen wir Erfahrung haben. Genauer gesagt gibt es die folgenden Arten von Standards und die indikativen Kostenangaben für das Projekt. Der Preis pro m² ist nur ein Richtwert und hängt immer vom anfänglichen Stand der Umsetzung ab (in diesem Fall gehen wir vom Shell&Core-Zustand aus). Beim Ausgangszustand vom Vermieterstandard, wie z. B. Open Space, reduziert sich die Gesamtinvestition baulich und technisch um ca. 250 Euro/m².
Niedrigerer Standard 550 Euro/m²
Mittlerer Standard 850 Euro/m²
Höherer Standard 1200+ Euro/m²
Zur besseren Orientierung bietet es sich an, das Budget auf kleinere Einheiten zu verteilen, die schrittweise ausgerichtet und bewilligt werden können. Das spart Zeit bei der Umsetzung. Die Verteilung der einzelnen Posten an einem Beispielobjekt pro 1000 m² in der Kategorie mittlerer Standard können Sie der folgenden Grafik entnehmen:
Zeitplan
Hand aufs Herz, die Vorbereitung neuer Büroräume ist ein anspruchsvoller und komplexer Prozess, der Zeit braucht. Vom Entwurf bis zur Umsetzung. Wir empfehlen Ihnen daher, sich bereits in der Anfangsphase, z. B. bei der Suche nach neuen Räumlichkeiten, für einen Partner zu entscheiden. Der Architekt kann Ihnen bei der Kapazitätsprüfung mithilfe eines Test-Fits helfen und Sie anschließend bei der Erstellung eines Zeitplans für das Projekt beraten.
Es ist ratsam, mindestens 8-12 Monate für einen hochwertigen Entwurf des Interieurs und dessen Umsetzung einzuplanen, dies hängt natürlich von der Größe und dem Umfang des Projekts ab.
Wenn Sie an einem Workplace Consulting interessiert sind, kann dieser bereits bei der Auswahl einer geeigneten Räumlichkeit umgesetzt werden. Die angewandten Messungen, Workshops und unternehmensweiten Umfragen können 1-3 Monate dauern. Wenn man also pünktlich beginnt, können Sie Zeit sparen, die wir für die Umsetzung der Innenstudie und des Layouts aufwenden. Das ist der Teil, der Ihre Vorstellungen und Erwartungen in reale Konturen in Form von Visualisierungen transformiert. Grundvoraussetzung ist Offenheit und enge Zusammenarbeit seitens des Klienten beim Entwurfsprozess. Diese Phase nimmt mindestens 6-8 Wochen in Anspruch. Die Variable ist in diesem Fall die Geschwindigkeit des Entscheidungs- und Genehmigungsprozesses seitens des Klienten. Rechnen Sie daher eher mit einem Intervall dieser Phase von 8-12 Wochen.
Es folgt die Phase der Projektdokumentation, die je nach Genehmigungsprozess mehrstufig sein kann. An diesem Teil sind viele professionelle Spezialisten beteiligt, von denen auch die Fertigstellung der Dokumentation abhängt. Je nach Marktauslastung beläuft sich das im Durchschnitt auf 8-16 Wochen.
Die Auswahl des Auftragnehmers sollte nicht überstürzt werden, die Abgabe von Preisangeboten und die Auswahl des am besten geeigneten Lieferanten dauern im Durchschnitt etwa 4-8 Wochen.Lassen Sie sich nicht vom niedrigsten Preis täuschen, es lohnt sich, für Qualität mehr zu zahlen.
Der schnelle Bau eines Fit-Outs dauert in der Regel 12 Wochen, aber auch während der Umsetzung kann es zu möglichen Problemen kommen, auf die man vorbereitet sein muss. Für den Fall, dass Sie unter Zeitdruck stehen, denken Sie an diese Tatsache. Wenn Sie bei Ihrer Eröffnungsparty alles abgestimmt haben möchten, rechnen Sie mit zusätzlichen 4 Wochen.
Projektmanagement
Haben Sie geschickte Kollegen im Unternehmen, welche die Modernisierung und den Umzug in neue Büros im Rahmen ihrer eigenen Agenda lösen könnten? Das ist toll, denn gerade in dieser Form beginnen unsere Projekte meist.
Allerdings müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie eine Person suchen, die als Bindeglied zwischen Procurement, Unternehmensmanagement, Vermieter, Architekt, Bauträger, Innenausbau und vielen weiteren agiert. Die verantwortliche Person ist zuständig für die Kommunikation Ihrer Anforderungen, das Einholen der Genehmigung des Managements, der Verwaltung und die Überwachung der Inanspruchnahme des Budgets, des Zeitplans, der Bestellungen, des Einkaufs usw. Der Kollege bzw. die Kollegin nimmt auch an regelmäßigen Besprechungen während der Planung oder des Baus teil. Er wird auch für den erfolgreichen Abschluss des Projekts im Zeit- und Budgetrahmen verantwortlich sein. Grundkenntnisse im Bauwesen sind ebenfalls sehr hilfreich. Glauben Sie immer noch, dass er seinen Job trotzdem noch zu 100% machen kann?
Unternehmen wenden sich oft an einen internen Mitarbeiter, aber das ist nicht immer gut. Glücklicherweise gibt es auch ausgefeilte Lösungen in Form von professionellen Projektleitern im Bauwesen oder Architekten, die einen umfassenden Service bieten. Büroräume sollen Ihnen helfen, bessere Leistungen zu erbringen, und Ihre Arbeit nicht erschweren. Wir empfehlen daher, einen Experten zu Rate zu ziehen.
Hat Ihnen der Artikel bei der Orientierung geholfen? Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
