Der Preis allein sagt jedoch nichts darüber aus, wie sich die Büroräume auf die Funktionsweise des Unternehmens auswirken. Zwei gleich teure Büroräume können nämlich zu völlig unterschiedlichen Realitäten führen – der eine fördert Zusammenarbeit und Schnelligkeit, der andere verursacht Reibungen, Isolation und eine unnötige Fragmentierung der Arbeit. Ein Unterschied, der in der Buchhaltung nicht zum Ausdruck kommt, im täglichen Betriebsablauf jedoch von entscheidender Bedeutung ist.
Büroflächen als Kostenfaktor: Wie viel kostet ein Quadratmeter?
Wenn ein Unternehmen umzieht, vergleicht es in der Regel die Miete, die Fläche, die Betriebskosten und die Investitionen in die Ausstattung. Dieser Ansatz basiert auf der Logik, dass ein Büro ein statischer Raum ist – etwas, das einmal eingerichtet und anschließend lediglich effizient betrieben wird.
In der Realität der hybriden Arbeitswelt ist das Büro jedoch nicht mehr nur eine „gemietete Fläche“. Es wird zu einem Umfeld, das die Art und Weise des Arbeitens beeinflusst – angefangen bei der Geschwindigkeit, mit der sich die Mitarbeiter abstimmen, über die Qualität der Zusammenarbeit bis hin zur Einarbeitung neuer Kollegen oder der praktischen Umsetzung der Unternehmenskultur. Und genau hier stößt die Betrachtung „Wie viel kostet ein Quadratmeter?“ an ihre Grenzen, da sie lediglich den Anschaffungspreis beschreibt, nicht jedoch die tatsächlichen Auswirkungen.
Die tatsächlichen Kosten liegen meist woanders
Die tatsächlichen Kosten eines Büros tauchen häufig nicht in den Budgets für Facility- oder Office-Management auf, sondern zeigen sich im täglichen Geschäftsbetrieb des Unternehmens.
Wenn die Räumlichkeiten nicht gut gestaltet sind, verschwenden die Mitarbeiter Zeit damit, einen Arbeitsplatz zu suchen, auf Besprechungsräume zu warten oder sich mit Lärm im Großraumbüro auseinanderzusetzen. Insgesamt können sich dadurch täglich Dutzende Minuten pro Person ansammeln, die durch Improvisation statt durch produktive Arbeit verloren gehen. Im schlimmsten Fall verlagert sich ein Teil der Arbeit ins Homeoffice – nicht, weil dies effizient ist, sondern weil das Büro weder die Konzentration noch die Zusammenarbeit fördert.
Die zweite Auswirkung ist noch weniger offensichtlich: die Mitarbeiterbindung. Die Qualität des Arbeitsumfelds hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie sich die Mitarbeiter im Unternehmen fühlen. Wenn das Büro nicht praxisorientiert gestaltet ist oder die Arbeitsweise des Teams nicht unterstützt, führt dies zu geringerer Zufriedenheit, schwächerem Engagement und in der Folge zu einer höheren Fluktuation sowie zu einer schwierigeren Personalbeschaffung.
Das Büro als Instrument der Leistungserbringung
Tatsächlich ist das Büro eine ebenso wichtige Infrastruktur wie IT-Systeme – es beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit, die Qualität der Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung. So wie langsame Software ganze Teams ausbremst, sorgt ein schlecht gestalteter Raum für Reibungsverluste im Arbeitsalltag: Die Menschen verbringen mehr Zeit damit, einen Platz zu suchen, sich abzustimmen oder Ablenkungen zu bewältigen, als mit der eigentlichen Arbeit.
Gleichzeitig bestimmt es, wie leicht Menschen miteinander kommunizieren und wie schnell Entscheidungen getroffen werden. Ist das Umfeld gut gestaltet, verbreiten sich Informationen auf natürliche Weise, treffen sich Teams zum richtigen Zeitpunkt, und Zusammenarbeit entsteht, ohne dass eine aufwendige Organisation erforderlich ist. Ist dies nicht der Fall, werden selbst einfache Dinge zu „Prozessen“ – durch Besprechungen, Kalender und Koordinationsaufwand, die das gesamte System verlangsamen.
Das Büro ist somit nicht nur ein physischer Raum. Es ist das Betriebssystem des Unternehmens, das dessen Abläufe entweder beschleunigt oder sie unmerklich bremst.
Aus Sicht der Workplace-Beratung ist es daher sinnvoller, den Raum als Instrument zur Leistungssteigerung zu betrachten und nicht als Kostenfaktor. Das bedeutet natürlich nicht, dass es uns egal ist, wie viel ein bestimmter Raum kostet. Die Kalkulation der Bau- und Betriebskosten ist stets ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch, sich vor allem Gedanken darüber zu machen, was die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen und wie die Büros so gestaltet werden können, dass sie den Mitarbeitern ermöglichen, leistungsfähiger zu sein. Anschließend ist es wichtig, dies auch zu berechnen.
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