Jak na nové
kanceláře

Journal

Rok 2020 se na způsobu využívání kanceláří významně podepsal. Strávit celý rok na home office? Pro někoho dříve nepředstavitelná situace se stala realitou. Věříme však, že se v průběhu letošního a budoucího roku pracovní trh, stejně jako zaměstnanci, vrátí zpět na svá místa. Možná máte v plánu měnit dispoziční řešení vašich stávajících kanceláří? Možná se stěhujete do nových? Možná budete v brzké době hledat architekta, který vám s prostorem pomůže. Co byste při plánování neměli opomenout jsme pro vás shrnuli v tomto článku.

Kam se stěhujete?

Nová kancelářská budova ve stavu shell&core či open space

Prostor po předchozím nájemci ke kompletní rekonstrukci

Prostor po předchozím nájemci vhodný k úpravě pro vaše nové potřeby

Jiný typ prostoru, např. industriální hala vhodná k transformaci

 

Každá z těchto možností vyžaduje osobitý přístup při plánování časového rámce a rozpočtu projektu. Nejčastější chybou při plánování kanceláří jsou založeny na neznalosti procesu a všech proměnných, které jej ovlivňují. Tím může být například pozdní zahájení procesu přípravy, která může trvat i 2 roky. Výběr prostoru a sjednání vhodných podmínek pronájmu jsou stejně tak důležité, jako výběr architekta a samotná realizace projektu. Pokud chcete, aby vaše pracovní prostředí odráželo firemní hodnoty, bylo reprezentativní, vytvářelo kreativní a inspirativní zázemí pro vaše zaměstnance, je důležité si správně nastavit harmonogram a rozpočet projektu. Na tři nejdůležitější aspekty projektu se zaměříme právě v tomto článku. 

Ve většině případů se jedná o pronájem prostor a jejich úprava dle představy a vize klienta. Na trhu se aktuálně nachází 3 727 300 m2 kancelářských ploch, většina z nich je třídy A, konkrétně 71%. Nejvyšší třída AAA tvoří zhruba 18% celkové plochy.

Rozpočet

Nejde jen o to, jak velký rozpočet na realizaci máte, ale jak s ním budete nakládat od zahájení projektu. Samozřejmě existují minimální limity, my se však v tomto článku budeme zabývat standardy, se kterými máme zkušenost. Pokud bychom měli být konkrétní, existují následující typy standardů a k nim i orientační čísla nákladů na projekt. Cena na m2 je pouze orientační a vždy závisí na počátečním stavu realizace (v tomto případě uvažujeme o stavu shell&core). V případě počátečního stavu od standardu land-lorda jako je například open-space se celková investice poníží o cca 250 eur/m2 z části stavby a technologií.

Nižší standard 550 eur/m2

Střední standard 850 eur/m2

Vyšší standard 1200+ eur/m2

Pro lepší orientaci je vhodné si rozpočet rozložit nad menší celky, které je možné tendovat a schvalovat postupně. Díky tomu se ušetří čas při realizaci. Rozklad jednotlivých položek na vzorovém projektu na 1000 m2 v kategorii střední standart můžete vidět na následujícím grafu:

Harmonogram

Ruku na srdce, příprava nových kancelářských prostor je náročný a komplexní proces, který zabere čas. Od návrhu až po realizaci. Doporučujeme proto vybrat partnera už v počátečních fázích, jakou je například hledání nových prostor. Architekt vám může pomoci s ověřením kapacit pomocí test-fitu a následně poradit při nastavení harmonogramu projektu.

Na kvalitní návrh a realizaci interiéru je vhodné si vymezit minimálně 8-12 měsíců, samozřejmě záleží na velikosti a rozsahu projektu. 

V případě, že máte zájem o workplace consulting, ten je možný realizovat už v průběhu výběru vhodného prostoru. Aplikované měření, workshopy a celofiremní dotazníky mohou zabrat od 1-3 měsíců. Pokud se tedy začne včas, můžete ušetřit čas, který věnujeme realizaci interiérové studie a dispozice. Jedná se o část, která transformuje vaše přestavy a očekávání do reálných kontur ve formě vizualizací. Základním předpokladem je otevřenost a blízká spolupráce ze strany klienta při procesu navrhování. Tato fáze zabere minimálně 6-8 týdnů. Proměnnou je v tomto případě rychlost rozhodovacího a schvalovacího procesu na straně klienta. Počítejte tedy raději s intervalem této fáze od 8-12 týdnů. 

Následuje fáze projektové dokumentace, které může mít více úrovní v závislosti na schvalovacím procesu. V této části je zapojena spousta profesním specialistů, na kterých dokončení dokumentace také závisí. V závislosti na vytížení trhu se průměrně pohybujeme mezi 8-16 týdny. 

Výběr zhotovitele není vhodné unáhlit, dodání cenových nabídek a výběr nejvhodnějšího dodavatele zabere průměrně kolem 4-8 týdnů. Nenechte se namlsat jen nejnižší cenou, za kvalitu se vyplatí si připlatit.

Rychlá stavba fit-outu většinou zabere 12 týdnů, ale i v průběhu realizace mohou nastat případné neduhy, na které je potřeba se připravit. V případě, že vás tlačí čas mějte tento fakt na paměti. Pokud chcete mít na vaší opening party vše vyladěné, počítejte ještě se 4 týdny navíc. 

Projektový management

Máte ve firmě šikovného kolegu/ni, který by v rámci vlastní agendy zvládl vyřešit i modernizaci a stěhování do nových kanceláří? Skvělá zpráva, právě touto formou většinou začínají naše projekty. 

Je však nutné si uvědomit, že hledáte osobu, která bude působit jako spojka mezi procurementem, managementem firmy, landlordem, architektem, dodavatelem stavby, interiéru a mnoho dalších. Zodpovědná osoba bude mít na starosti komunikaci vašich požadavků, obstarání souhlasu managementu, správu a dohled nad čerpáním budgetu, harmonogramu, řešení objednávek, nákup, atd. Kolega či kolegyně se také bude účastnit pravidelných jednání v průběhu návrhu či stavby. Bude také zodpovídat nad úspěšným dokončením projektu v daném čase a budgetu. Základní znalost stavebnictví se taky velmi hodí. Stále si myslíte, že i přitom dokáže vykonávat svoji práci na 100%?
Firmy se k oslovení interního zaměstnance často uchylují, ale ne vždy je to k dobru věci. Naštěstí existují i sofistikovaná řešení v podobě profesionálních projektových manažerů ve stavebnictví či architektů, kteří nabízí komplexní servis. Kancelářské prostory vám mají napomáhat k lepším výkonům, ne komplikovat vaši práci. Doporučujeme se proto obrátit na odborníky.

Pomohl vám článek se zorientovat? Pokud máte dotazy, neváhejte se na nás obrátit!

    Kontakt

    Svěřte nám váš projekt