Occupancy vs. utilization: proč nejde o totéž
Základní problém spočívá v záměně dvou metrik: occupancy, tedy kolik lidí je v kanceláři fyzicky přítomno, a utilization, tedy jak efektivně je prostor využíván pro práci. Occupancy odpovídá na otázku „Kolik nás tu je?“, ale neříká nic o tom, co se zde skutečně děje.
Data z výzkumů v oblasti komerčních nemovitostí, například od CBRE, dlouhodobě ukazují, že průměrná obsazenost kanceláří v hybridním režimu práce se pohybuje kolem 40–60 %. To ale neznamená, že kanceláře nefungují. Znamená to, že se změnil způsob práce: část aktivit se přesunula mimo kancelář a ta se stala spíše místem koordinace a spolupráce než každodenně obsazeným prostředím. Chyba nastává ve chvíli, kdy firmy tento stav interpretují lineárně a automaticky z něj vyvozují potřebu zmenšovat kancelářské plochy, aniž by provedly hlubší analýzu.
Využití prostoru: nikoli rovnoměrně, ale ve vlnách
Druhé zásadní zjištění se týká nerovnoměrnosti využití prostoru. Kancelář není stabilní systém s konstantním využitím, ale dynamické prostředí fungující v cyklech.
Typicky pozorujeme vysokou koncentraci lidí v některých dnech týdne, nejčastěji od úterý do čtvrtka, a naopak výrazný pokles docházky v pátek. Během dne navíc přicházejí přirozené špičky v době konání schůzek. Kancelář proto nefunguje v jakémsi „průměrném režimu“, ale střídají se v ní špičky a útlumy.
Pokud se při plánování prostoru opíráme pouze o průměrnou obsazenost, právě tyto špičky přehlížíme. Přitom právě během nich často vzniká frustrace způsobená nedostatkem pracovních míst či zasedacích místností, hlukem nebo celkovým přetížením prostoru.
Rozhodování podle chování, nikoli pouze podle kapacity
Z toho vyplývá zásadní posun v přemýšlení o kanceláři. Nejdůležitější otázkou není, kolik lidí se do prostoru vejde, ale jak v něm lidé skutečně pracují.
Moderní přístup ke strategii pracovního prostředí proto pracuje s otázkami, kdy lidé do kanceláře chodí, jakým aktivitám se v ní věnují, které týmy potřebují být fyzicky spolu a kde opakovaně vznikají kapacitní problémy – například v zasedacích místnostech nebo zónách pro soustředěnou práci. Data ze studií pracovního prostředí, jako je Leesman Index, opakovaně ukazují, že při hodnocení kanceláře není rozhodující samotný design, ale především soulad prostoru se skutečným pracovním modelem.
Kancelář jako systém
Pokud se na kancelář díváme pouze jako na kapacitní rovnici založenou na poměru počtu lidí a stolů, redukujeme ji na statický objekt. Ve skutečnosti však funguje jako systém, který se neustále přizpůsobuje chování lidí.
Tento pohled mění způsob rozhodování. Od otázky „Kolik stolů potřebujeme?“ se posouváme k otázce „Jaký způsob práce chceme podporovat?“. Právě v tom spočívá rozdíl mezi pouhou optimalizací plochy a skutečným návrhem funkčního pracovního prostředí.
