Jak jsme pracovali „před Covidem“
Model 1:1 nevznikl jako strategické rozhodnutí. Vznikl jako důsledek tehdejšího způsobu práce. Kancelář byla místem, kam lidé docházeli každý den. Týmy byly stabilní, práce probíhala synchronně a většina zaměstnanců trávila v office celý pracovní týden. V takovém kontextu dával fixní poměr pracovních míst smysl.
Pandemie změnila využívání prostoru
Pandemie ukázala, že do kanceláře nemusíme chodit každý den a že část práce lze efektivně dělat i asynchronně.
Dnes už většina firem nefunguje v režimu 5:0 (5 dní v kanceláři a 0 dní na home office), ale spíše v hybridním modelu, často kolem 3:2. Docházka se tak přirozeně rozpadá do vzorců:
- některé dny jsou plné (typicky začátek týdne)
- následují špičky uprostřed týdne (úterý–čtvrtek)
- pátek bývá výrazně prázdnější
Data z real estate trhu dlouhodobě ukazují, že průměrná obsazenost kanceláří se pohybuje přibližně mezi 50–60 %. A právě zde začíná rovnice 1 člověk = 1 stůl ztrácet smysl.
Desk sharing funguje, ale ne všude
Jednou z reakcí na nižší obsazenost kanceláří je sdílení pracovních míst. Jenže i to má jasné limity.
Desk sharing funguje dobře například:
- u projektových a hybridních týmů
- u rolí s vysokou mírou mobility
- ve firmách s dobře řízeným plánováním docházky
Naopak jej nelze univerzálně doporučit u:
- leadershipu
- R&D týmů
- specifických pracovních setupů (hardware, bezpečnost, specializované vybavení)
Jinými slovy, sdílení není univerzální řešení. Je to nástroj, který funguje jen v určitém kontextu.
Důležité jsou pracovní vzorce napříč týmy
Největší posun v uvažování o kancelářích dnes není o tom, kolik pracovních míst se nachází v open space. Ale o tom, jak lidé skutečně pracují.
Zásadní otázky jsou jiné:
- Jak lidé ve firmě reálně pracují?
- Kolik času potřebují na soustředěnou práci u vlastního místa?
- Jak často naopak telefonují, schůzují nebo spolupracují?
- Potřebují týmy sedět pohromadě? A jak často?
- Kdo v rámci týmu může sdílet místo, aniž by to narušilo pracovní procesy?
Teprve z těchto dat vzniká realistický kapacitní model, který odpovídá skutečné potřebě kanceláře – ne historickému standardu.
Model 1:1 byl dlouho jednoduchým a funkčním standardem. Dnes ale přestává odpovídat realitě práce. Zároveň ale neplatí ani opačný extrém, že „čím méně stolů, tím lépe“. Kancelář není matematika, ale systém lidského chování. Klíčové tedy je, jestli kapacita kanceláře odpovídá reálným vzorcům práce – ne historickému modelu ani aktuálním trendům sdílení.
