Desk sharing: Jak může většině firmám pomoci?

Michaela Novotná, 28. 1. 2025

Journal

Pevná pracovní místa často nahrazuje koncept desk sharingu neboli takzvaného hot deskingutedy sdílení pracovních míst. Tato praktika může většině firmám přinést úsporu nákladů, efektivní využití prostoru a flexibilitu. Přesto si nemálo firem a lidí myslí, že desk sharing není pro . Proč?

Výhoda č. 1: Efektivní využití míst 

Lidé si často myslí, že desk sharing znamená, že nikdo nemá přidělený konkrétní stůl, ale vybírá si pracovní místo podle momentální dostupnosti. To u spousty lidí může vyvolávat obavy, protože neví, kde budou daný den sedět.  

V rámci desk sharingu mají týmy (či celá oddělení) však často přidělený určitý počet míst u kterých rotují. Znamená to, že vždy můžete sedět na stejném místě. Ve dny, kdy jste ale na na home office, bude toto místo obsazené a využité někým jiným, také často jen jedním kolegou.  

 

Výhoda č. 2: Zjednodušení spolupráce 

Lidé si často představují, že budou muset ráno bojovat o volný stůl nebo trávit čas hledáním místa na práci.   

Desk sharing je zcela řízen technologiemi nebo rezervačními aplikacemi. Ty umožňují plánovat a rezervovat si své místo předem. Díky tomu vždy víte, kde budete sedět, a můžete si dokonce vybrat místo, které vám nejlépe vyhovuje – blízko kolegů, se kterými potřebujete v daný den pracovat, u okna nebo v klidnější části kanceláře.   

 

Výhoda č. 3: Dodržování hygieny  

Sdílení stolů si někteří lidé spojují s nedostatkem osobní hygieny.   

Při desk sharignu se ale na hygienu často klade větší důraz, než při jeho absenci. Součástí procesu sdílení je pravidelný úklid, dezinfekce pracovních míst a dostupnost hygienických pomůcek, jako jsou dezinfekční gely nebo ubrousky. Každý má možnost si své místo před použitím také znovu vyčistit.  

Při sdílení kanceláří ale můžete mít například vlastní klávesnici, kterou si spolu s ostatními osobními věcmi  před odchodem uzavřete do své skříňky. 

Výhoda č. 4: Produktivní pracovní den 

Často se mylně předpokládá, že sdílení stolů vede k chaosu, ztrátě času a snížení produktivity. Lidé si mohou myslet, že hledání místa nebo přizpůsobování pracovního prostředí ubírá na efektivitě práce.  

Desk sharing, pokud je dobře nastaven, naopak efektivitu podporuje. Flexibilní pracovní prostředí umožňuje lidem vybrat si místo podle aktuálních potřeb – někdy je to klidné místo pro soustředění, jindy stůl blízko týmu.

Díky optimalizaci prostoru se zároveň snižují náklady na nevyužité pracovní místo, což znamená více prostředků na technologie, vzdělávání nebo jiné benefity pro zaměstnance. Výsledkem je prostředí, které podporuje efektivní práci a zároveň dává zaměstnancům větší svobodu.   

Proč dává desk sharing smysl – čísla, která mluví za vše. 

  • Až 30% úspora nákladů na prostor díky snížení počtu nevyužitých pracovních míst.   
  • Flexibilní prostředí zvyšuje produktivitu až o 15 % – lidé si vybírají místo podle aktuálního úkolu (klidná zóna pro soustředění, kreativní prostor pro brainstorming…).  
  •  V průměrné kanceláři je nevyužito 40 % pracovních stolů, což desk sharing efektivně řeší.  

 

Co desk sharing vyžaduje v praxi?  

  • Čistotu a pořádek: Po práci je nutné zanechat stůl uklizený pro dalšího kolegu. Pomáhají systémy a pravidla, která se nazývají  „clean desk policy“.   
  • Bezpečnost dat: Používání uzamykatelných skříněk nebo digitálních nástrojů pro bezpečné ukládání dokumentů a osobních věcí 
  • Ohleduplnost: Sdílený prostor vyžaduje respekt – tiché zóny pro soustředěnou práci, správné používání sdílené techniky…  

Desk sharing se určitě netýká jen možných úspor, ale také vytvoření moderního pracovního prostředí, které podporuje efektivitu, spolupráci a flexibilitu. S jasnými pravidly a dobře navrženými prostory se může stát přirozenou součástí každodenního pracovního života.  Chcete poradit s celkovou strategií vašich prostor v rámci našich služeb workplace consulting

 

Ozvěte se nám 

    Zdroje: Desk Bird 2024, Tableair 2023, Deskly 2023, JuiceUP 2024 

    Novinky

      Kontakt

      Svěřte nám váš projekt